Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ,BNN) lần đầu cho công ty mới thành lập. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm lần đầu cho doanh nghiệp.
Công ty mới thành lập nếu có thuê lao động và lao động thuộc đối tượng bắt buộc đóng BHXH, BHYT, BHTN thì phải làm hồ sơ đăng ký bảo hiểm lần đầu và đóng bảo hiểm hàng tháng cho nhân viên.
Đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ,BNN
Công ty mới thành lập có thuê người lao động thuộc các nhóm sau thì bắt buộc làm hồ sơ đăng ký bảo hiểm cho nhân viên.
1. Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, bao gồm:
1.1. Người làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả HĐLĐ được ký kết giữa đơn vị với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
1.2. Người làm việc theo HĐLĐ có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng
1.3. Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức;
1.5. Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;
(Điều 4, Quyết định 595/QĐ-BHXH: Quy định về đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN)
Một số trường hợp cần lưu ý:
- Người lao động làm việc từ 2 nơi trở lên thì đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên; đóng bảo hiểm y tế (BHYT) theo hợp đồng lao động có mức lương cao nhất.
- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng người sử dụng lao động phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.
- Đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng: thì thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHTNLĐ-BNN, KHÔNG THUỘC đối tượng tham gia BHYT, BHTN. (Công văn 3895/BHXH-TB ngày 29/12/2017 của BHXH TP Hà Nội)
- Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì đóng BHXH tại địa bàn đó hoặc đóng tại Công ty mẹ. (Quyết định 888/QĐ-BHXH)
Thủ tục đăng ký bảo hiểm (BHXH, BHYT) cho công ty mới thành lập
1/ Hồ sơ đăng ký bảo hiểm lần đầu cho doanh nghiệp:
Ghi chú: Click vào tên mẫu trong hồ sơ bên dưới để tải về
1. Người lao động chuẩn bị
a) Người lao động làm việc tại đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
b) Người lao động đi làm việc ở nước ngoài
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
2. Đơn vị sử dụng lao động chuẩn bị
a) Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
b) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS);
c) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Lưu ý: Thành phần hồ sơ nêu trên nếu không quy định là bản chính thì có thể nộp bản chính, bản sao kèm bản chính để đối chiếu, bản sao được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc.
Doanh nghiệp tập hợp đầy đủ các loại giấy tờ trên (kể cả của người lao động và của công ty), rồi nộp cho cơ quan BHXH.
2/ Trình tự thủ tục
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng người sử dụng lao động phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.
Số lượng hồ sơ: 1 bộ
Nơi nộp hồ sơ: cơ quan BHXH Quận, Huyện nơi DN đóng địa bàn hoặc BHXH Tỉnh.
Trình tự thực hiện:
1. Đối với người lao động làm việc ở nước ngoài: Lập hồ sơ như trên đóng qua đơn vị đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài hoặc đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi cư trú của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài.
2. Đối với đơn vị sử dụng lao động:
Bước 1:
- Ghi mã số BHXH vào các mẫu biểu tương ứng đối với người lao động đã được cấp mã số BHXH;
- Hướng dẫn người lao động lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người lao động chưa được cấp được mã số BHXH (kể cả người lao động không nhớ mã số BHXH).
Bước 2: Nộp hồ sơ theo quy định.
Bước 3: Nhận kết quả do cơ quan BHXH đã giải quyết.
Cách thức nộp hồ sơ
– Đơn vị sử dụng lao động và người lao động làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH lựa chọn nộp hồ sơ một trong các hình thức sau:
- Qua giao dịch điện tử;
- Qua dịch vụ bưu chính công ích;
- Trực tiếp tại cơ quan BHXH.
– Trường hợp thực hiện giao dịch điện tử: Đơn vị sử dụng lao động, người lao động làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH thực hiện lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I- VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.
Nhận kết quả giải quyết:
Đơn vị sử dụng lao động, người lao động làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nhận Sổ BHXH, thẻ BHYT do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký.
Lệ phí nộp hồ sơ: Không
Thời hạn giải quyết:
Kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định:
- Trường hợp cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới không quá 05 ngày.
- Trường hợp tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất không quá 05 ngày.
- Trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ – BNN không quá 10 ngày.
- Trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ – BNN không quá 03 ngày.
- Trường hợp xác nhận sổ BHXH không quá 05 ngày.
(Căn cứ Quyết định số 772/QĐ-BHXH ngày 15/6/2018 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Trên đây là thủ tục đăng ký bảo hiểm lần đầu cho công ty mới thành lập.
Doanh nghiệp mới thành lập cần lưu ý đăng ký bảo hiểm cho người lao động đầy đủ và đúng thời gian để tránh sai sót về quy định. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào khác, vui lòng liên hệ Thuế Ánh Dương để được giải đáp.
Tham khảo thêm