Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài - Dịch vụ Thành Lập Công Ty & Báo Cáo Thuế | Thuế Ánh Dương

Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện và quản lý bởi Sở Công thương tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, giấy phép được cấp có thời hạn tối đa 05 năm.

Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt nam

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Công ty nước ngoài muốn thành lập VPĐD tại Việt Nam, cần phải thỏa mãn các điều kiện sau:

  1. Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận
  2. Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
  3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam
  4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam; Không được phép thực hiện các hoạt động thương mại sinh lời trực tiếp như: mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  5. Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
  6. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Các trường hợp không cấp phép VPĐD

Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:

  1. Công ty nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
  2. Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  3. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
  4. Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
  5. Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam gồm có:

  1. Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam (Tải mẫu pdf / docx , MĐ1 -Thông tư số 11/2016/TT-BCT)
  2. Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
  3. Bản sao Điều lệ hoạt động của thương nhân nước ngoài (nếu có);
  4. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
  5. Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
  6. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân (nếu là người Việt Nam); bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  7. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
    • Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực
    • Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản)
    • Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.

Các bước thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ như trên và nộp trực tiếp tại Sở Công Thương tại tỉnh, thành phố nơi dự định đặt VPĐD

Bước 2: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài (7-10 ngày làm việc)

Bước 3: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu cho VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam (5 ngày làm việc)

Bước 4: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài (5-7 ngày làm việc)

Lưu ý:

  • Lệ phí nhà nước: 3.000.000 đồng/ 01 giấy phép.
  • Giấy phép thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam có thời hạn tối đa 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn hoạt động.
  • Sau khi kết thúc thời hạn này, thương nhân nước ngoài nếu vẫn có nhu cầu duy trì hoạt động có thể gia hạn giấy phép hoạt động VPĐD trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày giấy phép hết hạn.

Các thủ tục sau khi có Giấy phép Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

  1. Treo biển hiệu VPĐD tại trụ sở.
  2. Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
  3. Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại VPĐD (nếu có).
  4. Người đứng đầu VPĐD là người nước ngoài thì phải xin cấp Giấy phép lao động & Thẻ tạm trú tại Việt Nam.
  5. Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
  6. Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ các khoản thu – chi trong quá trình hoạt động của VPĐD.
  7. Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
  8. Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện: Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, VPĐD phải gửi báo cáo về hoạt động trong năm của mình bằng văn bản tới Sở Công thương và có xác nhận của Sở Công thương. Việc không thực hiện báo cáo định kỳ sẽ bị xử phạt hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (Theo Khoản 2 Điều 86 Nghị định 185/2013/NĐ-CP). (Tải về Mẫu báo cáo)
  9. Thực hiện nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của VPĐD (nếu có).
  10. Đăng ký bảo hiểm, kê khai lao động cho nhân sự làm việc tại VPĐD.
  11. Khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

Lưu ý quy định về người đứng đầu Văn phòng đại diện

Có thể là người có quốc tịch Việt Nam hoặc quốc tịch nước ngoài có ký hợp đồng lao động với văn phòng đại diện.

Người đứng đầu văn phòng đại diện nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

  • Là người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài.
  • Là người đứng đầu Chi nhánh của một thương nhân nước ngoài khác.
  • Là người đại diện pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác.
  • Là người đại diện pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Cơ sở Pháp lý

  • Nghị định số 07/2016/NĐ-CP
  • Thông tư số 11/2016/TT-BCT
  • Thông tư số 143/2016/TT-BTC

Bạn cần tham khảo thêm

Một số lưu ý trước khi thành lập Văn phòng đại diện

LIÊN HỆ NGAY: 0938.707.589 MR BẢO BÙI
ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ

Hotline: 0777.68.68.86